Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO · Fassung vom 22. Mai 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Plattform ClearOffert im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die SysTec Analytics Ltd, 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Vereinigtes Königreich.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Plattform ClearOffert durch Hausverwaltungen und vergleichbare gewerbliche Auftraggeber sowie für den Besuch der zugehörigen Website.
2. Kontakt für Datenschutzanliegen
Zuständige Stelle: SysTec Analytics Ltd, Geschäftsführung. E-Mail für Datenschutzanliegen: kontakt@clearoffert.com.
3. Rollen der Datenverarbeitung
SysTec Analytics Ltd als Verantwortliche: Für die Verarbeitung der Daten der Nutzer selbst — etwa bei Registrierung, Vertragsabwicklung, Abrechnung und Support — ist die SysTec Analytics Ltd Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
SysTec Analytics Ltd als Auftragsverarbeiterin: Die Kernleistung der Plattform — die strukturierte Aufbereitung der vom Nutzer eingestellten Angebotsdaten Dritter — erfolgt im Auftrag und nach Weisung des Nutzers. Für die in die Plattform eingestellten Angebotsdaten ist der Nutzer datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Die SysTec Analytics Ltd verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten werden in einem Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt, der Bestandteil des Nutzungsvertrags ist.
4. Erhobene Datenkategorien
- Registrierungs- und Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort in verschlüsselter Form, Funktion in der Hausverwaltung.
- Vertrags- und Abrechnungsdaten: Vertragsdaten, Leistungsumfang, Rechnungs- und Zahlungsdaten.
- Angebotsdaten (Auftragsverarbeitung): In die Plattform eingestellte Angebote Dritter, einschließlich darin enthaltener Firmen- und Kontaktdaten der Angebotsteller.
- Audit- und Bewertungsdaten: Aus den eingestellten Angeboten erzeugte strukturierte Aufbereitungen.
- Server- und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, abgerufene Funktionen, technische Protokolldaten.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Plattform, der Durchführung des Nutzungsvertrags, der Abrechnung, der Durchführung der beauftragten Audit-Vorgänge, der Gewährleistung der Sicherheit des Systems sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitungssituation Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie lit. a DSGVO (Einwilligung).
6. Weisungsgebundene Verarbeitung
Im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet die SysTec Analytics Ltd die Angebotsdaten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Nutzers. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken der Gesellschaft findet nicht statt.
7. Datenheimat Deutschland
Die Plattform ClearOffert wird auf Servern innerhalb der Bundesrepublik Deutschland betrieben. Eingesetzt wird die Infrastruktur der Hetzner Online GmbH mit Rechenzentrumsstandorten in Falkenstein und Nürnberg. Ein Transfer personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet im Rahmen des Plattformbetriebs nicht statt. Mit dem Infrastrukturanbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
8. Mandantenisolation
Die Plattform ist so ausgelegt, dass die Daten und Audit-Vorgänge unterschiedlicher Nutzer logisch voneinander getrennt verarbeitet werden. Die Mandantentrennung ist ein Architekturprinzip und stellt sicher, dass ein Nutzer keinen Zugriff auf die Daten oder Audit-Vorgänge eines anderen Nutzers erhält.
9. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten werden an Dritte nur weitergegeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Setzt die Gesellschaft im Rahmen der Auftragsverarbeitung Unterauftragsverarbeiter ein, geschieht dies nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und unter Wahrung der Anforderungen des Art. 28 DSGVO.
10. Kein Verkauf personenbezogener Daten
Die SysTec Analytics Ltd verkauft keine personenbezogenen Daten. Angebots- und Auditdaten werden ausschließlich zur Durchführung des beauftragten Audits verarbeitet und weder einzeln noch in aggregierter Form an Dritte veräußert, vermietet oder zu Werbezwecken Dritter überlassen.
11. Speicherdauer und Löschung
Daten werden nur so lange verarbeitet und vorgehalten, wie dies für die Durchführung und Nachvollziehbarkeit des beauftragten Audits erforderlich ist. Nach Abschluss eines Audits werden die Angebotsdaten nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und nach Weisung des Nutzers zurückgegeben oder gelöscht.
12. Rechte der betroffenen Person
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) und das Recht, eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ferner besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen richten Sie bitte an kontakt@clearoffert.com.
13. Cookies
Die Website der Plattform setzt technisch notwendige Cookies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit dem TDDDG ein (Sitzung, CSRF-Schutz, Sprachauswahl). Nicht notwendige Cookies werden ausschließlich nach vorheriger, ausdrücklicher Einwilligung gesetzt; die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
14. Datensicherheit
Die Gesellschaft trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten. Eine Beschreibung dieser Maßnahmen enthält das Dokument Sicherheit und Datenschutz.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Die Gesellschaft passt diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Datenverarbeitung oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf der Plattform veröffentlichte aktuelle Fassung.